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NFA-e: Detalhes sobre esse documento eletrônico

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) é um documento emitido em modelo 1/1A, para micro e pequenas empresas e microempreendedores individuais (MEI), que ainda não têm autorização ou acesso à emissão de documentos fiscais como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

É importante frisar que contribuintes obrigados ao uso (emissão) de NF-e não podem emitir uma NFA-e. Quando se trata de NFA-e ainda existem muitas dúvidas. Portanto, a seguir, serão apresentadas mais informações sobre a NFA-e, com suas particularidades.

MEI e NFA-e

Os MEIs não são obrigados a emitir notas fiscais no caso de vendas de produtos para pessoas físicas, mas, quando o produto é vendido para uma empresa (pessoa jurídica), o MEI precisa emitir uma nota, ou a empresa precisará registrar a operação emitindo uma nota fiscal de entrada. Caso a empresa não tenha interesse em disponibilizar essa opção, o MEI terá de recorrer à emissão de uma nota fiscal avulsa.

Para quem tem um fluxo grande de vendas, a utilização da NFA-e não é indicada, sendo útil apenas para eventualidades, pois a solicitação de uma NFA-e é feita uma a uma no portal das Secretaria da Fazenda dos estados que a disponibilizam.

Profissionais autônomos e a NFA-e

Em se tratando de profissionais autônomos, a emissão da NFA-e deve ser feita a partir do governo municipal, pois ele é o órgão responsável por cadastrar os profissionais autônomos e possibilitar a emissão da NFA-e.

Emissão de NFA-e e suas desvantagens

Conforme anteriormente mencionado, a solicitação de uma NFA-e para MEI é feita uma a uma no portal da Secretaria da Fazenda do Estado. Contudo cada SEFAZ pode optar por adotar, ou não, a emissão desse tipo de documento.

Verifique se é possível emitir uma NFA-e no seu estado. Caso seja possível, faça um requerimento da emissão on-line e, provavelmente, as instruções da SEFAZ serão relacionadas à criação de um cadastro no Sistema Autenticador e Transmissor de Cupom Fiscal Eletrônico (SAT-e).

Profissionais autônomos, como dependem do governo municipal, precisam se informar na prefeitura em que está cadastrado.

Apesar de ser emitida eletronicamente, o documento original será a nota fiscal avulsa impressa em papel.

Nos casos de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) e Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), o documento válido não é o papel e sim o arquivo XML.

Essa é uma das desvantagens da NFA-e, a emissão e a obrigatoriedade do armazenamento de um documento em papel.

Além dessa desvantagem, que é óbvia, existem outros detalhes específicos sobre a NFA-e, que merecem a atenção de quem pensa em emitir esse tipo de documento, conforme relatado a seguir.

Detalhes importantes sobre a NFA-e

Alguns detalhes não podem ser ignorados, embora sejam bastante específicos para a NFA-e, conforme listado abaixo.

1. Número de itens

A NFA-e permite informar no máximo 10 itens (produtos). Isso cria dificuldade para o MEI ao registrar em mais de uma nota avulsa uma venda com 11 itens, por exemplo.

2. Numeração da NFA-e

Como a emissão é feita uma a uma, a numeração de uma NFA-e é sequencial e definida pela SEFAZ. Essa numeração inicia em 1 e vai até 999.999.999, sendo reiniciada quando atinge o limite.

3. Segunda via da NFA-e

A segunda via da NFA-e deve ser solicitada pelo emitente na SEFAZ, utilizando o seu usuário e senha para acesso ao sistema. Desde a primeira via, a NFA-e, normalmente, pode ser impressa em papel A4.

4. Correção e cancelamento de NFA-e

Não existe nenhuma possibilidade de correção, como a Carta de Correção Eletrônica (CC-e), para a NFA-e.

Em casos de erro, o emitente deve cancelar a NFA-e e emitir uma nova. O prazo de cancelamento da NFA-e é de 24 a 168 horas.

5. Armazenamento da NFA-e

Assim, como a NF-e, a NFA-e também deve ter uma guarda legal de cinco anos, segundo a lei vigente.

Não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas pesadas, que podem passar de R$ 1.000,00 por documento fiscal não apresentado numa fiscalização.

Registrando a NFA-e no SPED

Essa é uma questão que gera dúvidas em qualquer empresa obrigada a entregar arquivos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e recebeu uma NFA-e.

Como registrar essa nota no arquivo SPED?

Essa dúvida faz parte da Exceção 7: Escrituração de documentos emitidos por terceiros. Essa exceção aborda casos de escrituração de documentos fiscais emitidos por terceiros, como o consórcio constituído nos termos do disposto no Art. 278 e no Art. 279 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, incluindo NF-es e NFA-es emitidas pelas Unidades da Federação (séries 890 a 899).

Portanto as NFA-es devem ser informadas como emissão de terceiros, com o código de situação do documento igual a “08 – Documento Fiscal emitido com base em Regime Especial ou Norma Específica”.

O Programa Validador e Assinador da Escrituração Fiscal Digital do ICMS e do IPI (PVA-EFD-ICMS/IPI) exibirá ama mensagem de “Advertência” para esses documentos.

Importante:

Apesar de o MEI não ser obrigado a emitir notas, é necessário que esse tipo de empreendedor tenha respaldo de um profissional contábil, ou um escritório contábil, para resolver dúvidas como essa.

Em relação às empresas que têm NFA-es emitidas contra o seu CNPJ, é necessário que se fique atento, pois mesmo que a nota fiscal venha apenas em papel, essa nota também precisa ser escriturada e entregue no SPED.

Fonte: Jornal Contábil.

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